Système de gestion des commandes

Avec PenseWeb dans le Cloud, c'est le traitement efficace de vos commandes pour des clients satisfaits.
Commandes
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Clients
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Gestion de projets et tâches
Inventaire
Facturation
Facturation
Documents
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Gestion de projets et tâches
Tâches
Calendrier
Calendrier
Site Web
Site Web


Point de départ pour la vente, la commande permet de mettre par écrit ce pour quoi le client est prêt à payer. Pour rentabiliser au maximum cette vente, la commande doit être bien préparée, son traitement bien structuré et le suivi sans faille.

C'est ce que le système de gestion des commandes de PenseWeb vous permet d'accomplir.
Statuts de commande


Accessible de partout, sur tous les appareils, sans installation, sans entretien, sans infrastructure matériel, votre application PenseWeb vous permet de repousser les limites traditionnelles liées au traitement des commandes.


Survol des fonctionnalités


Vous créez vos commandes ou vous laissez vos clients passer leur commande de manière autonome sur le Web.

Pigez dans votre catalogue de produits et services pour préparer vos commande ou utilisez un calculateur personnalisé pour établir vos prix de vente et vos coûtants.

Organisez le travail autour du traitement des commandes à l'aide des tâches, du calendrier et des documents stockés avec la commande dans le Cloud.

Un seul système pour traiter les commandes, facturer les clients, passer vos commandes à vos fournisseurs et comptabiliser vos dépenses.

Produisez vos rapports, vos soumissions, vos contrats, vos bons de livraison ou même des billets et des reçus de donations.

Plus d'une cinquantaine de modules permettent d'étendre les fonctionnalités du système de commande. Et si ce n'est pas suffisant, nous en programmons de nouveaux.




Nous sommes distributeur exclusif au Canada de Vélos et de pièces de vélos et vendons à travers l'Amérique du Nord. Nous utilisons l'application de PenseWeb depuis 2006. Cet outil fait beaucoup plus qu'être un gestionnaire de site Web, nous gérons notre PME dans celui-ci. Le marketing, la facturation, l'inventaire, le shipping, etc. Le système évolue au fil du temps et PenseWeb propose toujours la meilleure solution pour combler nos besoins spécifiques. Merci à PenseWeb pour leurs services rapides et professionnels !
Justin Macknish, Lama Cycles

LE SYSTÈME EN DÉTAILS



Création et traitement de la commande


Le processus de traitement des commandes de PenseWeb demeure simple tout en permettant des opérations très complexes.
  • Numérotation automatique et manuelle selon vos règles
  • Titre descriptif
  • Contacts et adresses différents pour l'acheteur, la facturation et l'expédition
  • En français ou en anglais selon le client
  • Mode de paiement paiement prévu
  • Modalités de paiement prévues
  • Succursale et représentant en charge
  • Notes supplémentaires
Statuts de commande


Statut

Le statut de la commande détermine s'il reste des opérations à effectuer et comment sont traités les stocks impliqués. Des opérations automatisés sont enclenchées en ne changeant que le statut
Statuts de commande

Notes

Laissez des notes de suivi sur la commande pour que toute votre équipe soit en mesure de répondre aux questions de vos clients.


Étiquettes

Créez des étiquettes personnalisées pour identifier rapidement les commandes avec des particularités.


Journal

Toutes les opérations effectuées par le client et les administrateurs sont enregistrées pour faciliter le contrôle de la qualité.


Exportation

Les commandes peuvent s'exporter automatiquement vers votre système comptable ou votre système de traitement des commandes.

Formulaire de commande en ligne


Permettez à vos clients de passer leur commande eux-même sur votre site Web.
Entrez dans l'ère du commerce électronique avec un site Web complet où vous pourrez présenter vos produits et services, effectuer vos ventes et mieux servir vos clients.
  • Panier d'achats
  • Formulaire de commande personnalisé
  • Chemins transactionnels
  • Catalogue de produits
  • Calcul en temps réel des frais d'expédition
  • Paiement par carte de crédit en ligne
  • Affichage dans la devise du client
  • Plusieurs outils de marketing
  • Accès client

Préparation de la commande


L'entrée des articles de la commande permet la sélection d'articles dans le catalogue ou l'entrée manuelle des données telles la description, la quantité, le prix et les taxes applicables. Que la commande soit simple ou complexe, l'interface est optimisée pour un travail rapide et efficace en ne  proposant que les choix appropriés.


Escomptes
Des escomptes en pourcentage ou en argent peuvent êtres appliquées manuellement et automatiquement sur les prix de vente selon le client et ses privilèges.

Options
Les options sur les produits vous permettent préciser rapidement les demandes du client et même de calculer le prix de vente et le prix coûtant.

Sous-items
En groupant les items de la commande, des calculs automatiques peuvent s'appliquer et la lecture des commandes plus complexes se voit facilitée.

Numéros de série
L'utilisation de produits identifiés par un numéros unique permet de préciser exactement quel items d'inventaire sera livré au client.
Stocks
Voyez immédiatement si vos stocks sont suffisants pour honorer la commande. Les stocks sont ajustés automatiquement et un historique précis est tenu.

Calcul de profit
En entrant vos prix coûtant, vous aurez un aperçu rapide du niveau de rentabilité de vos commandes.

Calcul automatique du prix de vente
Des règles permettent de définir comment le prix de vente doit être calculé à partir du prix coûtant.

Accélérez les manipulations avec les bons outils


Fractionner la commande
Séparez rapidement les items en stocks de ceux en rupture de stock pour créer deux commandes qui pourront êtres traitées indépendamment.

Synchroniser les articles
Vous avez modifié votre catalogue ? Demandez au système de recalculer une ancienne commande avec les données à jour.

Catalogue de produits


Le complément idéal de la commande
Le catalogue de produits vous permet de préparer votre liste de prix avec des choix d'options prédéterminés. Beaucoup de possibilités sont offertes pour travailler avec le catalogue.
  • Classement sur plusieurs critères, tels que la catégorie, le groupe ou le fabricant
  • Prix selon la règle de prix du client
  • Prix en solde
  • Sélection d'options applicables
  • Gestion des stocks
  • Importation et exportation des listes de prix

Un suivi sans faille



Tâches

Répartissez clairement les travaux nécessaire à la livraison et au suivi de la commande. Planifiez tout de suite le service après vente. Assignez à chacun ses tâches, avec des échéances et des temps de travail alloués.

Bons de travail

Produisez des bons de travail à imprimer ou à envoyer par courriel. Ces bons de travail réunissent, au besoin, les coordonnées du client, les détails de la commande, les tâches et même les documents nécessaires à la réalisation des tâches.

Calendrier

Entrez vos dates de réception prévu des stocks, de livraison, d'installation et autres. Ces dates peuvent êtres réparties selon différents calendriers selon les équipes qui doivent s'y référer.

Projet

Associez plusieurs commandes dans le cadre d'un projet plus complexe.

Représentant

La répartition des commandes par représentant permet de savoir qui s'occupe du client et permet même de produire des rapports de commissions.

Messages préfabriqués

Accélérez vos correspondances en rapport avec la commande avec des modèles de messages préfabriqués que vous personnalisez au besoin juste avant l'envoi. Une copie de ces messages est conservée avec la commande.

Classement des clients

Selon ses achats, un client peut être classé automatiquement dans des groupes pour mieux l'identifier et lui accorder des privilèges en conséquence.

Succursales

Les commandes peuvent êtres divisées par succursale, déterminant ainsi les coordonnées de contact officielles qui seront sur le document imprimé et qui fera le service.

Documents dans le Cloud

En consultant la commande, vous avez accès à tous les documents en rapport avec celle-ci, qu'ils aient été générés par le système ou que vous les ayez ajoutés vous-même.

Bons de commande aux fournisseurs


Simplifiez votre processus d'achat auprès de vos différents fournisseurs en transformant vos commandes en bons de commandes. Ceux-ci restent visibles dans la commande pour connaître rapidement où en est la réception des stocks.
  • Séparation des articles par fournisseur
  • À imprimer ou à envoyer par courriel
  • Exportation au format du fournisseur
  • Statut de suivi
  • Bons de réception pour la mise à jour de l'inventaire
  • Accès fournisseurs pour la collecte de données et le suivi

Comptabilité intégrée


Factures

Préparez vos factures à partir de la commande tels que le premier dépôt, les versements, la facture finale et les suppléments. Voyez immédiatement combien a été facturé, ce qui a été payé et même les remboursements.

Achats

Gardez à l'oeil les achats occasionnés par la commande et sachez quand ils doivent être réglés.

Production de documents PDF


Impression de la commande

La version PDF de la commande permet l'impression stable et l'envoi par courriel au client avec un message personnalisé.

Contrat

En combinant vos textes légaux avec les détails de la commande, un document PDF est produit pour en permettre la signature officielle.

Bon de livraison

Simplifiez les envois postaux avec l'impression en PDF ou l'envoi par courriel du bon de livraison.

Impression de billets

Avec sa commande, le client reçoit des billets personnalisés en PDF prêts à imprimer avec leur numéros de série et les dates de validité.

Une vision globale de vos commandes


Tableau de bord personnalisable

Le tableau de bord des commandes est votre point de départ pour le traitement des commandes au quotidien. Une vision globale des ventes, des tendances et un accès rapide aux commandes à traiter vous permet d'être efficace et de gagner du temps.
  • Graphiques de ventes et totaux comparatifs
  • Nouvelles commandes
  • Commandes à traiter
  • Historique
  • Paniers abandonnés
  • Commandes par statut
  • Tâches en cours et à commencer
  • Dernières notes


Rapports

Faites parler vos commandes avec les critères qui vous sont significatifs. Rapports de ventes, calcul de commissions, performance, rentabilité, stocks, etc.
  • Rapport par commande ou par item
  • Plusieurs filtres multisélections
  • Choix de colonnes
  • Regroupement avec sous-totaux
  • Choix de tri
  • Sortie à l'écran, en PDF ou en CSV
  • Sauvegardez vos critères pour une consultation régulière

Accès client


Cet interface libre-service permet à vos clients d'accéder à leur dossier chez vous en tout temps sans votre intervention. Il leur suffit de se connecter à l'aide de leur identifiant et leur mot de passe dans une section sécurisée de votre site Web.
  • Mettre à jour ses coordonnées de contact
  • Modifier ses préférences de correspondance
  • Voir ses soumissions, ses commandes et ses factures
  • Connaître l'avancement du traitement de ses commandes
  • Vous envoyer des messages

Paiement en ligne

Faites-vous payer plus rapidement en permettant à vos clients d'effectuer le paiement de leur commande en ligne à l'aide de leur carte de crédit ou via PayPal.

Transporteur

En spécifiant l'entreprise qui se chargera de la livraison et le numéro de repérage de la commande, vos clients pourront facilement connaître où est rendu leur colis.




Solution logicielle dans le cloud

Sans infrastructure, sans installation, disponible sur tous vos appareils ayant un accès Internet.
Plus de 70 modules à votre disposition et du sur mesure au besoin.