Logiciel de gestion des commandes pour PME

Avec Pense Web, vos commandes ne sont plus dispersées entre courriels, fichiers et notes manuelles. Chaque commande relie le client, les produits, l'inventaire, les achats, la facturation, les documents et le suivi dans un seul système en ligne.
  • Soumissions transformables en commandes.
  • Suivi clair de la préparation et du traitement.
  • Inventaire, fournisseurs et facturation reliés.
  • Accès en ligne, sans installation locale.
  • Adaptable aux méthodes de travail d'une PME.


Quand les commandes sont dispersées, le suivi devient fragile

Une commande touche rarement une seule personne. Elle part souvent d'une soumission, demande des produits ou des services, peut nécessiter des achats fournisseurs, déclenche une facture, produit des documents et exige un suivi client.

Quand ces étapes sont séparées entre fichiers, courriels et notes internes, les oublis arrivent vite : double saisie, mauvaise version, statut imprécis, information perdue ou client mal informé.
Statuts de commande


Un seul fil de travail, de la soumission à la facture

Pense Web centralise le cycle complet d'une commande. Vous pouvez partir d'une soumission, créer la commande, vérifier les produits, suivre la préparation, gérer les achats fournisseurs, produire les documents nécessaires et passer à la facturation sans reconstruire l'information à chaque étape.
  1. Soumission ou demande client.
  2. Création de la commande.
  3. Produits, services et quantités.
  4. Vérification de l'inventaire.
  5. Achats ou bons de commande aux fournisseurs.
  6. Préparation et suivi.
  7. Documents PDF.
  8. Facturation.
  9. Historique client.
À partir de 44,95 $ / mois
Demander une démonstration


Nous sommes distributeur exclusif au Canada de Vélos et de pièces de vélos et vendons à travers l'Amérique du Nord. Nous utilisons l'application PenseWeb depuis 2006. Cet outil fait beaucoup plus qu'être un gestionnaire de site Web, nous gérons notre PME dans celui-ci. Le marketing, la facturation, l'inventaire, le shipping, etc. Le système évolue au fil du temps et Pense Web propose toujours la meilleure solution pour combler nos besoins spécifiques. Merci à Pense Web pour leurs services rapides et professionnels !
Justin Macknish, Lama Cycles

Partir d'une soumission acceptée


Soumissions, estimés et devis
Préparez vos offres de la même manière que vos commandes. Quand une soumission est acceptée, elle peut devenir une commande sans recommencer la saisie. Le lien reste clair entre ce qui a été proposé, accepté, préparé et facturé.
  • plusieurs soumissions pour le même client
  • envoi par courriel
  • annexes PDF
  • statut de suivi
  • création de commandes et de factures à partir de la soumission
  • accès client

Créer et traiter les commandes


Chaque commande rassemble les informations nécessaires au traitement : client, adresses, produits, prix, paiement prévu, succursale, représentant, notes internes et statut. L'équipe voit rapidement ce qui est prêt, ce qui reste à faire et ce qui doit être facturé.
 
  • numérotation automatique et manuelle
  • titre descriptif
  • contacts et adresses
  • langue du client
  • paiement prévu
  • succursale et représentant
  • notes supplémentaires
Statuts de commande


Statut

Le statut de la commande détermine s'il reste des opérations à effectuer et comment sont traités les stocks impliqués. Des opérations automatisées sont enclenchées en ne changeant que le statut.
Statuts de commande

Notes

Laissez des notes de suivi sur la commande pour que toute votre équipe soit en mesure de répondre aux questions de vos clients.


Étiquettes

Créez des étiquettes personnalisées pour identifier rapidement les commandes avec des particularités.


Journal

Toutes les opérations effectuées par le client et les administrateurs sont enregistrées pour faciliter le contrôle de la qualité.


Exportation

Les commandes peuvent s'exporter automatiquement vers votre système comptable ou votre système de traitement des commandes.

Préparer les produits, les prix et l'inventaire


Ajoutez les articles à partir du catalogue ou saisissez des lignes personnalisées selon la réalité de la commande. Les quantités, prix, taxes, escomptes, options, stocks et prix coûtants restent reliés au même dossier.


Escomptes
Des escomptes en pourcentage ou en argent peuvent être appliquées manuellement et automatiquement sur les prix de vente selon le client et ses privilèges.

Options
Les options sur les produits vous permettent préciser rapidement les demandes du client et même de calculer le prix de vente et le prix coûtant.

Sous-items
En groupant les articles de la commande, des calculs automatiques peuvent s'appliquer et la lecture des commandes plus complexes se voit facilitée.

Numéros de série
L'utilisation de produits identifiés par un numéro unique permet de préciser exactement quel article d'inventaire sera livré au client.

Stocks
Voyez immédiatement si vos stocks sont suffisants pour honorer la commande. Les stocks sont ajustés automatiquement et un historique précis est tenu.

Calcul de profit
En entrant vos prix coûtant, vous aurez un aperçu rapide du niveau de rentabilité de vos commandes.

Calcul automatique du prix de vente
Des règles permettent de définir comment le prix de vente doit être calculé à partir du prix coûtant.

Accélérez les manipulations avec les bons outils


Fractionner la commande
Séparez rapidement les articles en stock de ceux en rupture de stock pour créer deux commandes qui pourront êtres traitées indépendamment.

Synchroniser les articles
Vous avez modifié votre catalogue ? Demandez au système de recalculer une ancienne commande avec les données à jour.

Relier les commandes au catalogue et à l'inventaire


Le catalogue de produits évite de reconstruire les mêmes informations à chaque commande. Les produits, catégories, options, prix, soldes, stocks et arrivages peuvent alimenter directement la préparation des commandes.
  • Classement sur plusieurs critères, tels que la catégorie, le groupe ou le fabricant
  • Prix selon la règle de prix du client
  • Prix en solde
  • Sélection d'options applicables
  • Gestion des stocks et des arrivages
  • Importation et exportation des listes de prix

Explorez le catalogue de produits

Recevoir des commandes en ligne


Permettez à vos clients de passer leurs commandes eux-mêmes sur votre site Web.
Pense Web peut relier votre site Web, votre catalogue, votre panier d'achat, vos paiements et votre accès client. Les commandes en ligne arrivent dans le même système que les commandes créées par votre équipe.
  • Panier d'achats
  • Formulaire de commande personnalisé
  • Chemins transactionnels
  • Catalogue de produits
  • Calcul en temps réel des frais d'expédition
  • Paiement par carte de crédit en ligne
  • Affichage dans la devise du client
  • Plusieurs outils de marketing
  • Accès client

En savoir plus sur la vente en ligne

Gérer les achats fournisseurs


Transformez les besoins liés aux commandes clients en bons de commande aux fournisseurs. Les achats restent visibles dans la commande pour suivre les articles à recevoir, les fournisseurs concernés et l'approvisionnement nécessaire.
  • séparation des articles par fournisseur ;
  • impression ou envoi par courriel ;
  • exportation au format du fournisseur ;
  • statut de suivi ;
  • liste des commandes clients approvisionnées ;
  • bons de réception ;
  • accès fournisseurs si utilisé.

Facturer et suivre les achats


La commande peut servir de base à la facturation, aux dépôts, aux versements, aux remboursements et au suivi des achats nécessaires à sa réalisation.

Factures

Préparez vos factures à partir de la commande tels que le premier dépôt, les versements, la facture finale et les suppléments. Voyez immédiatement combien a été facturé, ce qui a été payé et même les remboursements.

Relance de factures impayées
Laissez le système produire des états compte qui seront envoyés automatiquement par courriel selon vos préférences et les échéances de paiement prévues.

Achats

Gardez à l'oeil les achats occasionnés par la commande et sachez quand ils doivent être réglés.

Suivre le travail et les responsabilités


Une commande bien suivie doit montrer qui fait quoi, à quel moment et avec quelles informations. Les tâches, calendriers, rappels, documents, messages et statuts gardent le dossier compréhensible pour toute l'équipe.

Tâches

Répartissez clairement les travaux nécessaires à la livraison et au suivi de la commande. Planifiez tout de suite le service après vente. Assignez à chacun ses tâches, avec des échéances et des temps de travail alloués.

Bons de travail

Produisez des bons de travail à imprimer ou à envoyer par courriel. Ces bons de travail réunissent, au besoin, les coordonnées du client, les détails de la commande, les tâches et même les documents nécessaires à la réalisation des tâches.

Calendrier et rappels

Entrez vos dates de réception prévu des stocks, de livraison, d'installation et autres. Ces dates peuvent êtres réparties selon différents calendriers selon les équipes qui doivent s'y référer. Système de rappels par textos / SMS.

Projet

Associez plusieurs commandes dans le cadre d'un projet plus complexe.

Représentant

La répartition des commandes par représentant permet de savoir qui s'occupe du client et permet même de produire des rapports de commissions.

Messages préfabriqués

Accélérez vos correspondances en rapport avec la commande avec des modèles de messages préfabriqués que vous personnalisez au besoin juste avant l'envoi. Une copie de ces messages est conservée avec la commande.

Classement des clients

Selon ses achats, un client peut être classé automatiquement dans des groupes pour mieux l'identifier et lui accorder des privilèges en conséquence.

Succursales

Les commandes peuvent être divisées par succursale, déterminant ainsi laquelle fournira les services et quelles coordonnées seront sur le document imprimé.

Documents dans le Cloud

En consultant la commande, vous avez accès à tous les documents en rapport avec celle-ci, qu'ils aient été générés par le système ou que vous les ayez ajoutés vous-même.

Produire les documents de commande


Les informations déjà saisies dans la commande peuvent servir à produire les documents nécessaires au client, à l'équipe et aux opérations : commande imprimée, contrat, bon de livraison, billet ou autre document PDF.

Impression de la commande

La version PDF de la commande permet l'impression stable et l'envoi par courriel au client avec un message personnalisé.

Contrat

En combinant vos textes légaux avec les détails de la commande, un document PDF est produit pour en permettre la signature officielle.

Bon de livraison

Simplifiez les envois postaux avec l'impression en PDF ou l'envoi par courriel du bon de livraison.

Impression de billets

Avec sa commande, le client reçoit des billets personnalisés en PDF prêts à imprimer avec leur numéros de série et les dates de validité.

Piloter les commandes avec tableaux de bord et rapports


Le tableau de bord des commandes donne une vue d'ensemble des ventes, des tendances, des commandes à traiter, des tâches en cours et des derniers suivis. Les rapports permettent ensuite d'analyser les commandes selon les critères utiles à votre entreprise.

Tableau de bord personnalisé

Le tableau de bord des commandes est votre point de départ pour le traitement des commandes au quotidien. Une vision globale des ventes, des tendances et un accès rapide aux commandes à traiter vous permet d'être efficace et de gagner du temps.
  • Graphiques de ventes et totaux comparatifs
  • Nouvelles commandes
  • Commandes à traiter
  • Historique
  • Paniers abandonnés
  • Commandes par statut
  • Tâches en cours et à commencer
  • Dernières notes


Rapports

Faites parler vos commandes avec les critères qui vous sont significatifs. Rapports de ventes, calcul de commissions, performance, rentabilité, stocks, etc.
  • Rapport par commande ou par item
  • Plusieurs filtres multisélections
  • Choix de colonnes
  • Regroupement avec sous-totaux
  • Choix de tri
  • Sortie à l'écran, en PDF ou en CSV
  • Sauvegardez vos critères pour une consultation régulière

Donner un accès client au suivi des commandes


Vos clients peuvent consulter leur dossier dans une section sécurisée de votre site Web. Ils peuvent voir leurs soumissions, commandes et factures, suivre l'avancement, mettre à jour certaines coordonnées et vous transmettre des messages.
  • Mettre à jour ses coordonnées de contact
  • Modifier ses préférences de correspondance
  • Voir ses soumissions, ses commandes et ses factures
  • Connaître l'avancement du traitement de ses commandes
  • Vous envoyer des messages

Paiement en ligne

Faites-vous payer plus rapidement en permettant à vos clients d'effectuer le paiement de leur commande en ligne à l'aide de leur carte de crédit ou via PayPal.

Transporteur

En spécifiant l'entreprise qui se chargera de la livraison et le numéro de repérage de la commande, vos clients pourront facilement connaître où est rendu leur colis.




Pourquoi choisir Pense Web


Pense Web développe des applications de gestion pour les PME du Québec depuis plus de 25 ans. Votre gestion des commandes peut être reliée à votre site Web, à votre catalogue, à vos clients, à votre facturation, à vos documents et aux autres modules Pense Web.

Vous obtenez un système en ligne cohérent, hébergé et accompagné par une équipe locale, plutôt qu'une collection d'outils séparés.
 
Demander une démonstration




Questions fréquentes sur la gestion des commandes


Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des commandes ?
Un logiciel de gestion des commandes sert à centraliser les informations liées à une commande : client, produits ou services, prix, inventaire, préparation, documents, facturation et suivi. Il aide l'équipe à savoir où en est chaque commande et réduit les doubles saisies.

Est-ce que Pense Web peut gérer les soumissions avant les commandes ?
Oui. Une soumission peut servir de point de départ, puis être transformée en commande lorsque le client accepte. Cela permet de conserver le lien entre la proposition, la commande et la facture.

Est-ce que la solution convient aux PME ?
Oui. Pense Web vise les PME qui ont besoin d'un système souple, accessible en ligne et adaptable à leurs méthodes de travail.

Peut-on relier les commandes à l'inventaire ?
Oui, les commandes peuvent être reliées au catalogue de produits et à l'inventaire lorsque ces modules sont utilisés. L'objectif est de limiter les saisies répétées et de mieux suivre les produits à préparer ou à commander.

Est-ce un système de commande en ligne ?
Oui. Pense Web est accessible en ligne et peut soutenir un processus de commande qui relie votre équipe, vos clients, vos produits, vos documents et votre facturation.